Retningslinjer for tv-overvågning på Tech College Aalborgs adresser

Formål

Tech College Aalborg anvender tv-overvågning som led i forebyggelse og opklaring af kriminalitet (tyveri, hærværk, vold og andre strafbare handlinger).

Retsgrundlag

Retningslinjerne er oprettet i overensstemmelse med tv-overvågnings-, persondata- og straffeloven. 

Ansvar

Det er direktørens ansvar, at de overordnede rammer for tv-overvågning overholdes.
It-chefen har ansvaret for den daglige drift og vedligeholdelse af de til formålet tekniske installationer.
Arbejdsmiljøchefen (ved dennes fravær servicechef) har ansvaret for, at gennemsyn af videooptagelser foretages iht. disse retningslinjer. Gennemsyn af materialet foretages i samarbejde med IT Center Nord (ITCN).
Arbejdsmiljøchefen har ansvaret for ændringer i placering og antal videokameraer.
Områdechefen eller teamlederen har ansvaret for at rette henvendelse til arbejdsmiljølchefen, når der ønskes gennemsyn af optagelser.
Alle medarbejdere er forpligtiget til at kontakte chef/leder for området ved mistanke om kriminalitet.

Hvor og hvem har adgang til optagelser fra tv-overvågning

Tv-overvågning kan forefindes ind- og udvendigt. Indvendigt vil det kunne forefindes i edb-lokaler og i fælles gangarealer. Der vil være skiltet ind til lokaler, hvor der foregår tv-overvågning. Kameraer på Tech College Aalborg er primært stationære uden optagelse af lyd. Der optages kun, når der forekommer bevægelse.

Arbejdsmiljøchef og udvalgte ITCN-medarbejdere har adgang til gennemsyn af videooptagelserne.
Optagelserne kan ses fra det administrative net.
Videooptagelserne gemmes på harddisk i ITCN´s serverrum og overspilles automatisk efter maksimalt 30 dage. Overspilning kan forekomme før 30. dag afhængig af det samlede pladsforbrug for optagelserne.

Procedure for anvendelse af lagret materiale

Når områdechef/teamleder ønsker gennemsyn af tv-overvågning, rettes henvendelse til arbejdsmiljøcehfen (ved fravær servicechef).
Der oprettes en ITCN-helpdesk sag omkring gennemsyn og sikring af belastende bevismateriale.
Gennemsyn foretages af udvalgt ITCN-medarbejder og/eller arbejdsmiljøchef.
Belastende bevismateriale sikres og afleveres til politiet til vurdering og evt. videre efterforskning.

Drift og vedligeholdelse

Områdechefen kan fremsende forslag til ændringer af nuværende sikring. 
ITCN foretager periodisk funktionsafprøvning og kontrol af samtlige kameraer.
Ved konstatering af manglende funktionalitet gennemses optagelsen rutinemæssigt.
Ved formodet bevidst begrænsning af anlæggets funktion, tager ITCN kontakt til arbejdsmiljøchef.
Arbejdsmiljøchefen kontakter områdechefen, som vil blive bedt om at kigge optagelsen igennem. Ved behov kan teamleder og evt. medarbejder blive bedt om at gennemse optagelsen. Hvis identifikation kan foretages, sikrer områdechefen den videre behandling af sagen.
Konstateres et kamera ude af drift, oprettes en ITCN-helpdesk sag til den it-ansvarlige for det pågældende område, som herefter afhjælper problemet. 

Procedure ved konstateret eller formodet kriminalitet

• Arbejdsmiljøchef kontaktes (ved dennes fravær Servicechef) med oplysninger om følgende:
  a) Skade på og manglende udstyr
  b) Formodet tidsrum for hændelsen
  c) Lokalitet
  d) Evt. andre brugere af området/lokalerne umiddelbart før og efter det formodede tidsrum for hændelsen.
• Hændelsen oprettes som en ITCN-helpdesk-sag.
• Relevante optagelser gennemses af udvalgt ITCN-medarbejder eller arbejdsmiljøchef.
• Belastende bevismateriale, som viser eller kan formodes at være af betydning, sikres på disk.
• Materialet afleveres til politi til vurdering og evt. efterforskning.